【続】ITリテラシー暴君だったと思う。

光陰矢の如しです。

2011年8月19日「ITリテラシー暴君だったと思う。」

この続編を、サイボウズLiveの具体的な活用方法を書くと宣言して、あっという間に1年半経ってしまいました。

現在、会社の業務連絡だけでなく、社内外プロジェクトの95％をサイボウズで管理できるようになりました。そして仕事に留まらず100人規模の茶道の青年部会員用のグループまで運営を始めることになりましたので、公私共にこのサイボウズLiveは大活躍です（熱心に布教中です）。

その結果メールは激減しました。前回のエントリーでは併用すると書いていましたが、最も情報量の多い仕事に関連するデータのやりとりがほぼ皆無になって、ほとんどメールは不要という状況です。

併用するツールとしては、DropboxとEverenoteです。これをどう連携するのか、まだまだ研究途中ですが、現在デジカル婦人部で実践ノウハウを積み上げています。青年部でもそうなのですが、女性は本当に積極的に活用してくれますね。そういうところからも女性の時代を実感しています。

このサイボウズLiveの圧倒的なメリットは３つ、１つはグループ、スレッド管理することで対話を設計することができるということ、もう１つは履歴を簡単に終えること、最後に対話が公開されているということです。

しかし、現在もっとも大きな利点として感じていることは、情報流入を制限できるということです。これはいま人間的な仕事環境を維持する上で本当に大事な機能だと考えています。

サイボウズLive自体は、優れたスマホアプリも提供されていて、更新をメールでお知らせする機能もあるため、情報アクセスに関してはメール並の利便性があります。一方でレスが続くときには結局メールのやりとりと変わらない状態になってしまいます。

そこで重要になってくるのが更新通知メールの設定です。これは画面を見てもらうのが一番だと思います。

通知時間を調整することができるのは想像がつくと思います。これは最短で15分ごとに通知を設定することができます。また配信を停止することもできます。

重要なのは「通知停止時間」です。更新通知メールの配信停止時間を設定することができます。この機能によって能動的にサイボウズLiveへアクセスすることができるのですが、これはつまり「サイボウズLiveに出勤する」ことが可能になるということです。

現在、事務所の電話は18時になると留守番電話に切り替えています。数年前にそういった設定に切り替えましたが、その切り替えにあたって夜の緊急連絡を受けられなくなることに恐れがありました。しかし、それは杞憂に終わり、逆に自分が下請け業者的な低レベルな状態に甘んじていたことに気付きました。

常識的な営業時間外に電話で作業指示を出さないといけないこと、そのこと自体がプロジェクトマネジメント上恥ずかしいことに気付かない。そういう破綻意識がない人や、マネジメントの存在しない会社の生産性が低いことは容易に想像できます。

そのような、いつも緊急な取引先が減ったことで、そうではない余裕がある取引先との仕事がスムーズに動くようになって自社の生産性は高まりました。

もちろん取引を維持するためには、社員の仕事ベルを高く維持し続けないと単なる独りよがりになってしまいますが、経営者としては、提供するサービスの価値向上を最大限に考えたときに、その実現のためには社員の生活を第一に考え、お客様の要望を満たすレベル維持やサポート体制を整えることが第二であると考えています。

あれから1年半たって、やはりMLでメールをバンバン送りつけるようなマネジメントを実施している人はITリテラシー暴君だと思います。さらにいえば、もはや時代遅れのポンコツだといってもよいでしょう。

さて、この間、無為に過ごしていたわけではなく、このことを企画にして出版しようと動きました。サイボウズの皆さんにもお会いしましたし企画実現に向けて相談にも乗って頂きました。また著者候補の方も見つけました。出版方法を模索していますが、それ以前に実践研究、布教活動に忙しく、もしかすると直接ノウハウをお伝えすることがよいのかなとも考えています。

小さな会社の生産性を劇的に高めるサイボウズLive活用術

直接私の運営しているグループをご覧にいれて教えます。