1冊の電子書籍の企画から、シリーズ企画、そして年間の事業計画まで、また自社企画から他社請負企画、事業アドバイスなど、様々な大きさと時間軸で仕事を作ることになってきて、従来の情報整理方法では追いつかなくなりました。

試行錯誤の結果、これがベストという方法が見つかったので共有したいと思います。

ノートを使った情報整理の限界

これまではノートで情報整理を行っていました。整理に使っていたノートは次の２つです。

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それぞれ何に使っていたかですが、ニーモシネは打ち合わせ議事録作成、企画検討、経営課題整理に、モレスキンは経営参考書で気になったフレーズの抜き書き、経営課題、目標の整理を主な役割として、いつも２つカバンに入れていました。

2010 年 9 月 10 日「モレスキンをもらったのでノートの話」

使用例が印刷されたノートなんです。

使用例が印刷されたノートなんです。

このエントリーにも書いていますが、ニーモシネは打ち合わせの記録保持だけでなく、様々な経営課題を整理するのにも活躍しました。

ノート上部にタイトルを書くスペースが大きく取ってあって、ここに議題や課題を書けるので見通しが利く作りになっています。

この作りは今でも得難いなと思うのですが、高級なノートなので紙を無駄にしたくないという気持ちから、課題をタイトル欄に書く前にちょっとだけ考える習慣ができました。

もしもこれがメモや安いノートだったら、どんどん書き始めてしまっていたと思うのですが、思考が堂々巡りになっていた可能性もあったと思います。課題解決のためには、このように最初にタイトルを考える、課題設定作業は重要だと思います。

長らく使っていましたが、プロジェクトや課題が増えてくると２つの問題が生まれました。

    • 同時に2冊のノートを持ち歩く必要がある
    • 古い情報にアクセスするのに時間がかかってしまう

ニーモシネもモレスキンも立派な作りのノート故に、カバンの重量を増やすと同時に、費用もバカにならないという点で解決を迫られる問題になってきました（一時はニーモシネ、モレスキン2冊ずつカバンに入ってました）。

Evernoteはどう使っていたのか

Everenoteも長らく使っていましたが、生産性を高める利用法にはなっていませんでした。なんとなく残すべき情報を集約するところとして使えるなと感じていましたが、最初はそれが何かがよく分かりませんでした。

2012 年 11 月 16 日「【メモ】EVERNOTEを覗くと自分がわかる」

それが次第にメンターやカウンセラーから得た助言をEvetenoteに保存して読みかえすという使い道に変わってきていたのですが、次のエントリーでも書いたとおり、頭の整理と心の整理は切っても切れない問題なんだと気付いたところで、少しツールの使い方が整理されてきました。

2014 年 1 月 28 日「【読んだ】失敗の整理術」

何かすごいアイデアを考える発想術を頑張る前に、心の整理をして頭の中を爽やかな状態に保つことの方が有効だと思います。

同じエントリーにも書きましたが、この時点で、オンラインツールとしては、EvernoteととDay OneとMacのメモを使い分けていて、それぞれ次のように使っていました。

Evernote 整理が付いた情報のうち読みかえす機会が多いもの
DayOne その時の気分やこうしたいと考えている考えなど
Macのメモ 思いついたことを直ぐにメモ（会食中や寝起きなど）

最近はこれにMacのリマインダーも併用していますが、要するにオフラインにしてもオンラインにしても、インプット先が複数あってもいいが、情報を取りまとめていく場所はどこか一つに集約すべきだと明確になってきました。

そう考えると、Everenoteに入れたあとも残す必要が無いと判断した情報はどんどん削除していき、本当に記録しておきたい情報だけがEverenoteに残るようになってきました。

ようやくこの時点で、情報整理の流れがまとまりました。

    • 整理前の情報記録はアナログ、デジタル併用
    • 使いやすさ前提で費用のかからないもの
    • 整理後の情報はいつでもどこでも直ぐに見られる状況にする

余談ですが、心の整理については、いつどういう気持ちだったのかという記録が後々参考になることもわかってきました。そういう場合のちょっとした記録ツールとして、DayOneはアプリのデザインもよくてとても役にたっています。MacでもiPhoneでもiPadでも思いついたときにすぐに書き込めるというのも使い勝手がよいです。

http://dayoneapp.com/about/

Everenoteでどのように情報整理すればよいのか？

Evernoteの強みは、いつでもどこでも物理的な限界なく読めるノートなのだということを再確認しました。iPhoneでもAndroidでもPCでもMacでも、例えソフトがインストールされていないパソコンでも、オンラインになっている限りどこでも確認ができます。

アナログノートで整理していたものをEvernoteに集約すればいいこともわかり、これで複数ノート問題から脱却できることもわかりましたが、今度はどうやればEverenoteで直近のプロジェクトについて見通しの良いノートの状態を作れるのかが問題となってきました。

もちろんEverenoteもすべてのノートを時系列に並べれば良いのですが、様々なデータを保存できるようになったため時系列だけだとアナログノート以上に雑多になります。

アナログノートであれば最新のノートを見れば済むそういうプロジェクト管理方法がないものか。再びライフハッカーの方々のEverenote利用方法を参考にしながら、Everenoteの機能試してみながら、ようやく最適な方法が見つかりました。