人を動かすメールの書き方

強いチームを作ると決意して行動を起こしていますが、何を置いても欠かせないのが仲間同士の意思疎通です。人の能力などほとんど差がないと私も思っているので、大企業と中小零細企業の組織力の差とは、この意思疎通の仕組み化が出来ているか出来ていないかの違いではないかと考えています。

昨日まで、どこから手をつけようかと考えていたのですが、やはりもっともコミュニケーション量が多く、重要度が高いメールからだろうと考えています。
そういう視点で、社員のメールをチェックしていくと、あぁなるほどこういったところにロスがあるなとか、こう書いたらもっと効果があるのにとか、それこそ編集者目線で赤字をいれたくなって仕方がありません。

ということで、社員のメール添削を積極的にやることにしました。この技術を磨き上げることで、社員同士の意思疎通、社外関係者への依頼、連絡などにおいて、鋭く正確なパスを送り受け取れるようになり、結果的に仕事の精度が高まるだろうと考えています。

昨晩も遅くまでやりとりしていたのですが、いろいろと添削をしてここが改善ポイントだというものがまとまったので、今日時点で考えていることをブログにも書き残しておこうと思います。

1.読んでもらった後に相手の気持ちをどのように変えたいかを最初に決める

もうこれがすべてだと思うのですが、メールを書き始めるまえに、これから書くメールを送信相手に読んでもらって、どういう気持ちになってもらいたいのかを予め決めておくべきです。特に何も考えずに脊髄反射でメール返信すると、着実に炎上しますし、結局何を伝えたかったのか双方わからなくなって徒労感だけが残ることになります。

普通、相手を怒らせたり、不快にさせたり、心配させたりはしたくないわけで、不安を解消して安心してもらおうと思うならば、現状を冷静かつ詳細にお伝えすべきでしょうし、共感してもらおうと思うならば、自分の考えを一生懸命述べるべきですよね。

自分の気持ちだけが先走っていないでしょうか。

2.今相手は何を考えているのか真意を理解しようと努力する

上記を達成するためには、受け取る相手がいまどういう気持ちでいて、なにを考えているのかを知る必要がありますよね。失敗するメールの典型は、自分の気持ちを吐露しているだけのメールです。いろいろと言葉を濁しながらも、結局、自分がいかに努力して困窮しているのか、ということしか書いておらず、これからどうしようとしているのか、そして何をして欲しいのかが曖昧になっていることが多いように思います。要するに甘えているわけですね。

3.今自分がなにを考えているのかを伝える

自分の気持ちだけをはき出さないようにするためには、今なにをしているか、これからなにをするかを報告するのではなく、今なにを考えているのかを丁寧に伝えるように意識すればよいと思います。

4.他人の素晴らしい表現はあっさり盗む(真似る)

私は、あ、これいいなと思う表現は、積極的にパクって使うようにしています。で、思うのですがメール力、なんてものがあるとするならば、美文を書くことに意識を集中するのではなく、相手が何を考えているのか、相手が何を書いているのか、その真意を理解する、読解力を高めることが大事だろうと思います。どんなに国語表現を学んだとしても、相手が求めているものとずれているものを書いていたら何の意味もありません。

こういう場合には、こういう表現というようにパターンとして覚えると上達は早いと思います。

5.語尾を意識する

自分が動いていないのに、人だけを動かそうと思っても無理です。文章の語尾が曖昧な表現になっている場合は、たいてい考えて実行する決意が固まっておらず「思っている」だけにとどまっていることが多いように思います。です。ます。と歯切れ良い文章にすべきでしょう。

株式会社デジカル 代表取締役 社長
「読まれるモノとコトをデザインする」をモットーに、あらゆる事業に編集デザインを活かすことを考えています。
詳しいプロフィールはこちら

投稿者:

香月 登

株式会社デジカル 代表取締役 社長 「読まれるモノとコトをデザインする」をモットーに、あらゆる事業に編集デザインを活かすことを考えています。 詳しいプロフィールはこちら

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